Как подать в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных

Как сформировать уведомление и направить в бумажном виде

Необходимо перейти на портал Роскомнадзора на страницу подачи уведомления: https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/ и нажать на ссылку «перейти к форме» в пункте 1.

Далее необходимо заполнить ряд полей.

1) Сведения об операторе

Регион регистрации: выбрать регион, в котором зарегистрирована Ваша организация.

Тип оператора: выбрать «Юридическое лицо», «Индивидуальный предприниматель» или иной пункт в зависимости от организационно-правовой формы Вашей организации.

Далее в зависимости от выбранного типа оператора состав полей незначительно изменяется. Рассмотрим порядок заполнения полей для юридических лиц. Для индивидуальных предпринимателей отличия незначительны.

Наименование оператора: указать полное наименование Вашей организации.

Сокращенное наименование оператора: указать сокращенное наименование Вашей организации (если есть). Заполнение данного поля не является обязательным.

Адрес оператора: указать юридический и почтовый адреса Вашей организации. Если почтовый и юридический адрес совпадают, то в блоке почтового адреса отметить пункт «Совпадает с адресом местонахождения».

Телефон: указать телефон Вашей организации. Заполнение данного поля не является обязательным.

Факс: указать факс Вашей организации. Заполнение данного поля не является обязательным.

Адрес электронной почты: указать адрес электронной почты Вашей организации.

Регионы обработки: выбрать регионы, на территории которых Ваша организация осуществляет обработку персональных данных. Имеет смысл указать регион, в котором зарегистрирована Ваша организация, а также регионы, в которых расположены филиалы Вашей организации, если таковые есть. Если Ваша организация оказывает услуги или реализует продукцию по всей России, то можно выбрать пункт «Все субъекты Российской Федерации».

ИНН: указать ИНН Вашей организации.

ОГРН: указать ОГРН Вашей организации и дату его присвоения.

ОКВЭД, ОКПО, ОKФС, ОКОГУ, ОКОПФ: указать соответствующие значения кодов классификаторов Вашей организации. Заполнение данных полей не является обязательным.

Филиалы: указать наименования и адреса филиалов, если таковые есть. Заполнение данных полей не является обязательным.

2) Цели обработки персональных данных

Целей обработки персональных данных может быть несколько. При этом для каждой цели в заявлении предусмотрено заполнение данных.

2.1) Цель – ведение кадрового и бухгалтерского учета

Если в Вашей организации есть сотрудники, при этом кадровый и бухгалтерский учет ведется с использованием программы 1С (скорее всего, так и есть) или аналогичной программы, то в качестве первой цели необходимо выбрать «Ведение кадрового и бухгалтерского учета».

Для выбранной цели необходимо заполнить несколько полей.

Категории персональных данных: необходимо указать, какие категории персональных данных обрабатываются в Вашей организации. Можно отметить все пункты в блоке «Персональные данные», за исключением «иные персональные данные», «данные голоса человека», «данные документа, удостоверяющего личность за пределами Российской Федерации», «сведения, собираемые посредством метрических программ» (если, конечно, Вы не предполагаете обработку указанных данных). В блоках «Специальные категории персональных данных» и «Биометрические персональные данные» можно ничего не отмечать.

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: выбрать пункт «Работники» и «Уволенные работники».

Правовое основание обработки персональных данных: выбрать первый и второй пункты («обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных» и «обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей»).

Перечень действий: можно выбрать все пункты, за исключением пунктов «распространение» и «иные действия».

Способы обработки:

• в первом поле выбрать «смешанная»;
• во втором поле выбрать «без передачи по внутренней сети юридического лица» (если обработка данных осуществляется только на одном компьютере) или «с передачей по внутренней сети юридического лица» (если обработка осуществляется на нескольких компьютерах, объединенных в локальную сеть);
• в третьем поле выбрать «с передачей по сети Интернет» (если передаете данные по сети интернет, например, сдаете отчетность в Социальный фонд России через Интернет) или «без передачи по сети Интернет» (если никогда не передаете персональные данные через Интернет).

2.2) Цель – подготовка, заключение и исполнение гражданскоправового договора

Если Вы осуществляете продажу товаров (продукции) и/или услуг, то в качестве второй цели необходимо выбрать (добавить) цель «Подготовка, заключение и исполнение гражданскоправового договора». Далее необходимо заполнить следующие поля.

Категории персональных данных: необходимо выбрать пункты «фамилия, имя, отчество», «адрес электронной почты», «адрес места жительства», «номер телефона».

Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: выбрать пункты «Контрагенты», «Клиенты», «Посетители сайта».

Правовое основание обработки персональных данных: выбрать первый и шестой пункты («обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных» и «обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем. Заключаемый с субъектом персональных данных договор не может содержать положения, ограничивающие права и свободы субъекта персональных данных»).

Перечень действий: можно выбрать все пункты, за исключением пунктов «распространение» и «иные действия».

Способы обработки:

• в первом поле выбрать «смешанная»;
• во втором поле выбрать «без передачи по внутренней сети юридического лица» (если обработка данных осуществляется только на одном компьютере) или «с передачей по внутренней сети юридического лица» (если обработка осуществляется на нескольких компьютерах, объединенных в локальную сеть);
• в третьем поле выбрать «с передачей по сети Интернет» (если передаете данные по сети интернет, например, получаете заявки через сайт) или «без передачи по сети Интернет» (если никогда не передаете персональные данные через Интернет).

3) Условия обработки персональных данных

Необходимо заполнить следующие поля.

Описание мер, предусмотренных статьями 18.1. и 19 Федерального закона «О персональных данных»: необходимо указать следующее:

1) разграничение прав доступа к материальным носителям персональных данных;

2) охрана помещений;

3) назначен ответственный за обработку персональных данных;

4) утверждена политика оператора в отношении обработки персональных данных;

5) осуществляется внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных требованиям законодательства;

6) работники, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных;

7) определены угрозы безопасности персональных данных;

8) установлены правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных.

Средства обеспечения безопасности: необходимо указать: охрана помещений, сигнализация, на компьютерах установлено антивирусное программное обеспечение, обеспечивается конфиденциальность паролей доступа.

Использование шифровальных (криптографических) средств: необходимо выбрать пункт «не используются».

4) Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ

В данном блоке можно указать информацию о нескольких местах хранения информации. Минимально нужно указать информацию об одном из них.

Страна: выбрать «Россия».

Адрес ЦОДа: указать юридический адрес Вашей организации или иной адрес по которому находится база данных с обрабатываемыми персональными данными.

Собственный ЦОД: выбрать «да».

5) Сведения о лицах, имеющих доступ и (или) осуществляющих на основании договора обработку персональных данных, содержащихся в государственных и муниципальных информационных системах

Ничего не заполнять. Нажать на кнопку «Удалить».

6) Сведения об обеспечении безопасности персональных данных

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством РФ: указать:

Определен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных и имеющих к ним доступ. Обеспечен учет материальных носителей. Исключена возможность неконтролируемого проникновения или пребывания посторонних лиц в помещения, где ведется работа с персональными данными. Обеспечена сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации. Лица, осуществляющие обработку ПДн без использования средств автоматизации проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а так же об особенностях и правилах осуществления такой обработки.

7) Контактные данные исполнителя

Необходимо указать контактные данные, с использованием которых представители Роскомнадзора смогут связаться с Вами.

Далее необходимо выбрать «галочки» в пунктах «Я ознакомлен(ознакомлена) с порядком подачи уведомления в электронном виде» и «Я подтверждаю своё согласие на передачу информации в электронной форме уведомления (в том числе персональных данных) по открытым каналам связи сети Интернет» и нажать на кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем распечатать уведомление в двух экземплярах, подписать его и доставить в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации Вашей компании.

Также нужно сохранить номер уведомления и ключ, которые отобразятся на странице.

Заполненную форму уведомления также можно сохранить, нажав на кнопку «Сохранить черновик». Далее Вам будет предложена постоянная ссылка на заполненную форму уведомления. Но по нашим наблюдениям значения некоторых полей не сохраняются. Поэтому, если Вы через какое-то время откроете заполненную форму по этой ссылке, рекомендуем проверить заполненность полей и дозаполнить те поля, значения которых не сохранились.

Для подачи уведомления в электронном виде с использованием ЭЦП нужно перейти по ссылке «перейти к форме» в пункте 2 на странице https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/.

Форма уведомления будет иметь те же поля, что и форма уведомления для формирования документа в печатном виде.

Единственное отличие — в самом конце формы присутствует блок «Машиночитаемая доверенность». Если Вы имеете право действовать без доверенности, то выберите пункт «уведомление будет подписано лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени оператора». Если Вы действуете на основании доверенности, то Вам необходимо будет загрузить XML файл машиночитаемой доверенности и SIG файл машиночитаемой доверенности в соответствующие поля.

После заполнения полей формы необходимо нажать на кнопку «Подписать и отправить электронное уведомление».

Как сформировать уведомление и направить в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА

Для подачи уведомления в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА нужно перейти по ссылке «перейти к форме» в пункте 3 на странице https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry/notification/form/.

Затем необходимо пройти аутентификацию на портале Госуслуг, предоставить информационной системе Роскомнадзора необходимые разрешения и выбрать Вашу организацию из списка. Важно, чтобы Ваша организация была ранее привязана к Вашему аккаунту на портале Госуслуг.

После этого откроется страница с формой уведомления, которая будет иметь те же поля, что и форма уведомления для формирования документа в печатном виде. При этом часть полей будет уже заполнена.

После заполнения всех необходимых полей нужно нажать на кнопку «Отправить».